Skip to Content

Wiki source code of risk_3

Last modified by Alexei Shubelic on 2014/02/27 15:08
Show last authors
1 (((
2 (% style="line-height: 22.399999618530273px;" %)Кто все-таки должен руководить выбором КИС на предприятии и каким образом организовать этот процесс так, чтобы с наименьшими затратами приобрести необходимую систему?
3 )))
4
5 (((
6
7 )))
8
9 (((
10 (% style="line-height: 22.399999618530273px;" %)История из жизни. О масштабах этой компании говорит то, что она может позволить себе любую КИС (в т.ч. западную). В ней есть департамент организационного развития, который описывает и совершенствует бизнес-процессы, развивает информационную систему компании. Существует и департамент ИТ, отвечающий за технические вопросы в области автоматизации. На основе описанных бизнес-процессов совместно со службами (экономической, финансовой, производственной) вырабатываются основные требования к КИС. Департамент ОР знакомится с представленными на рынке решениями и выбирает те, которые отвечают основным критериям. Проводится тендер, готовятся тестовые примеры и способы решения конкретных задач, анализируются технические характеристики. Проводятся встречи с компаниями, которые уже используют те или иные программы. После покупки программисты настраивают КИС, а «технари» обеспечивают поддержку.
11 )))
12
13 (((
14
15 )))
16
17 (((
18 (% style="line-height: 22.399999618530273px;" %)Хотя на прохождение всех этих этапов требуется немало времени и сил, а также высокая квалификация, эти инвестиции оправдывают себя – цена ошибки слишком велика.
19 )))
20
21 (((
22
23 )))
24
25 (((
26 (% style="line-height: 22.399999618530273px;" %)Разумеется, далеко не каждая компания может на практике реализовать такой подход: нет опыта, времени, средств и т.д. Сказывается и недостаток в Молдове квалифицированных бизнес-аналитиков. Многие компании не могут позволить себе полноценный отдел ИТ, способный выполнять все требуемые функции, и поручают техническим специалистам работу, к которой они попросту не подготовлены. В результате руководство получает «в лице» КИС лишь новые проблемы. Что же порекомендовать тем, кто не располагает значительными ресурсами для масштабной деятельности по выбору КИС? Рабочая группа в составе руководства компании, специалистов-«предметников» (т.е. менеджеров высшего и среднего звена, отвечающих за отдельные участки) и ИТ-специалистов, наверняка, решит эту проблему.
27 )))
28
29 (((
30
31 )))
32
33 (((
34 (% style="line-height: 22.399999618530273px;" %)Рекомендуемая последовательность действий при выборе КИС для предприятия (в квадратных скобках указаны ответственные за каждый этап):
35 )))
36
37 (((
38
39 )))
40
41 (((
42 (% style="line-height: 22.399999618530273px;" %)1. [Руководство] Определяем цели внедрения КИС, а также участки, задачи которых предстоит решить с ее помощью: управленческий учет, бухгалтерский, кадровый, сбытовой и др. Как ни странно, это нередко вызывает затруднения.
43 )))
44
45 (((
46
47 )))
48
49 (((
50 (% style="line-height: 22.399999618530273px;" %)2. [Руководство] Формируем рабочую группу, отвечающую за весь процесс выбора и внедрения КИС (желательный состав: представитель руководства компании, «предметники» и ИТ-специалисты). Назначаем главу рабочей группы (лучше всего главный руководитель).
51 )))
52
53 (((
54
55 )))
56
57 (((
58 (% style="line-height: 22.399999618530273px;" %)3. [«Предметники» и/или ИТ-специалисты] Собираем информацию (максимально непредвзято!) о продуктах, способных решить наши задачи на выбранных участках управления. Пока можно ограничиться рекламными материалами, аналитическими обзорами, пресс-релизами об успешных проектах, прайс-листами.
59 )))
60
61 (((
62
63 )))
64
65 (((
66 (% style="line-height: 22.399999618530273px;" %)4. [Рабочая группа] Определяем ключевые критерии выбора: функциональность системы, ее масштаб, стоимость, принципиальные требования (например, возможность работы с удаленными подразделениями).
67 )))
68
69 (((
70
71 )))
72
73 (((
74 (% style="line-height: 22.399999618530273px;" %)5. [Рабочая группа] Проводим первичный отбор в соответствии с ключевыми критериями.
75 )))
76
77 (((
78
79 )))
80
81 (((
82 (% style="line-height: 22.399999618530273px;" %)Как правило, после этого остается 2–3 системы.
83 )))
84
85 (((
86
87 )))
88
89 (((
90 (% style="line-height: 22.399999618530273px;" %)6. [«Предметники»] Детально знакомимся с отобранными системами: описания, демо-версии, тестирование (ИТ-специалисты изучают технические аспекты).
91 )))
92
93 (((
94
95 )))
96
97 (((
98 (% style="line-height: 22.399999618530273px;" %)7. [Руководство и «предметники»] Подробно описываем конкретные задачи, которые планируется решать с помощью КИС.
99 )))
100
101 (((
102
103 )))
104
105 (((
106 (% style="line-height: 22.399999618530273px;" %)8. [Рабочая группа] Встречаемся с поставщиками. Во время презентаций смотрим не только результат, но и механизм решения. Возможны повторные встречи и тестовые примеры. Это самый важный и коварный этап: есть риск попасть под обаяние опытного продавца, демонстрирующего КИС в выгодном свете. Выбирайте не продавца, а систему! (А вместе с ней и команду консультантов-внедренцев).
107 )))
108
109 (((
110
111 )))
112
113 (((
114 (% style="line-height: 22.399999618530273px;" %)9. [«Предметники» и ИТ-специалисты] Получаем отзывы от компаний, внедрявших рассматриваемые КИС. Важен не только положительный, но и отрицательный опыт. Помните, что успех или неудача проекта не всегда обусловлены качеством системы. Важную роль играет опыт и добросовестность поставщика.
115 )))
116
117 (((
118
119 )))
120
121 (((
122 (% style="line-height: 22.399999618530273px;" %)10. [«Предметники» и ИТ-специалисты] Определяем параметры внедрения (один из самых сложных этапов). До проведения «предпроектного анализа» бывает сложно определить масштаб и стоимость КИС. К тому же многие компании стараются сэкономить на внедрении, что отрицательно сказывается на качестве обслуживания и последующем использовании КИС. Помните, что качественное внедрение не бывает дешевым. Обратите внимание, насколько просто будет вносить изменения в уже настроенную систему при трансформации бизнес-процессов компании.
123 )))
124
125 (((
126
127 )))
128
129 (((
130 (% style="line-height: 22.399999618530273px;" %)11. [Рабочая группа] Проводим коммерческие переговоры, определяем стоимость сделки, которая включает не только лицензии, но и стоимость внедрения и владения программой (техподдержка, сопровождение, модификация и т.д.).
131 )))
132
133 (((
134
135 )))
136
137 (((
138 (% style="line-height: 22.399999618530273px;" %)12.[Руководство] Делаем окончательный выбор.
139 )))
140
141 (((
142
143 )))
144
145 (((
146 (% style="line-height: 22.399999618530273px;" %)Как видите, во многих этапах задействованы руководители. Не стоит перепоручать выбор КИС (особенно на первых этапах). Заметьте, никто не предлагает руководителю заниматься оперативными вопросами – он лишь координирует процесс, рассматривая выбранную рабочей группой систему и уточняя детали. В конце концов, это его подпись под контрактом и его деньги. При этом руководитель несет ответственность за последствия выбора и потому за результаты проекта спрашивать будет со всех.
147 )))
148
149 (((
150
151 )))
152
153 (((
154 (% style="line-height: 22.399999618530273px;" %)Не должен остаться незамеченным такой риск, как конфликт интересов разных участников проекта. Опять же, только руководитель может выстроить систему мотивации и ответственности так, чтобы решения принимались исходя из интересов бизнеса, причем сообща. Все остальные способы ведут к неэффективному расходованию средств. Отсутствие человека, который бы видел весь бизнес и при этом четко представлял экономическую целесообразность его автоматизации, ведет к провалу проекта.
155 )))
156
157 (((
158
159 )))
160
161 (((
162 (% style="line-height: 22.399999618530273px;" %)Еще один серьезный риск связан с тем, что руководители не только не участвуют в выборе КИС, но практически никак не используют их в своей работе, лишая себя ее преимуществ.
163 )))
164
165 (((
166
167 )))
168
169 (((
170 (% style="line-height: 22.399999618530273px;" %)Зачастую КИС остается лишь средством автоматизации рутинного труда исполнителей, способом накопления данных, которые потом никак не используются. Очень важно встроить ее в систему управления предприятием, наладить принятие решений на базе КИС.
171 )))
172
173 (((
174
175 )))
176
177 (((
178 (% style="line-height: 22.399999618530273px;" %)Проводя аналогию, построение и внедрение КИС можно сравнить с созданием водопроводной системы, по которой потечет информация компании. Здесь объем и качество «воды», количество и удобство «краников» определяет руководитель и будущие пользователи, тогда как архитектурой системы (чтобы все трубы были состыкованы между собой) занимается ИТ-персонал.
179 )))
180
181 (((
182
183 )))
184
185 (((
186 (% style="line-height: 22.399999618530273px;" %)К сожалению, руководитель не всегда способен понять, что необходимо его компании (т.е. какая нужна информационная система, а не технология), и не желает вникать в «эти странные штуки» – компьютеры. Если он не ощущает потребности в изменениях, но, следуя моде, все же покупает КИС, никакие консультанты, ИТ-специалисты и др. ничего не изменят. Все они будут преследовать свои интересы: заработать на покупке КИС или свести к минимуму свои риски и труд. В результате получится именно «внедрение», как насильственный процесс, и отторжение персонала с последующим нулевым эффектом. Если же руководитель хочет оперативно видеть оборотные активы и «дебиторку», если его не устраивают результаты деятельности, если прибыль растет, но денег все меньше, – он всерьез задается вопросами КИС. Вот тогда он способен озвучить свое осознанное (читайте «выстраданное») желание получить инструмент анализа и управления. И как только это желание озвучено – пора главе отдела ИТ и другим менеджерам срочно искать ответы на вопросы руководителя.
187 )))
188
189 (((
190
191 )))
192
193 (((
194 (% style="line-height: 22.399999618530273px;" %)Иначе завтра помогать шефу выбирать КИС будет кто-то другой…
195 )))
196
197 (((
198
199 )))
200
201 (((
202 (% style="line-height: 22.399999618530273px;" %)Подведем итоги: руководителям рекомендуется принимать участие в выборе и внедрении КИС, регулярно информируя персонал о соответствующих решениях и прогрессе. Выявление проблем и потребностей предприятия под силу лишь команде, стоящей у руля, – опасно перепоручать эти задачи ИТ-специалистам и сводить их к покупке программы. Не рекомендуется приобретать КИС без понимания, для чего она необходима. В первую очередь такая система должна повышать стоимость компании, делая ее более гибкой и прозрачной.
203 )))