Firme mici si mijlocii: Contabilitatea si gestiunea in cadrul unei firme cu activitate comerciala
Introducere
In sens economic, comertul este o activitate ce are drept scop schimbul si, prin aceasta, circulatia bunurilor de la producator la consumator. Comertul consta in operatiunile cuprinse in intervalul dintre momentul producerii marfurilor si intrarii lor in circulatie, pina in momentul ajungerii acestora la consumatori.
1)Analiza nevoilor de afaceri
Analiza nevoilor de afaceri in cadrul unei firme cu activitate comerciala presupune identificare tuturor proceselor operationale. Trebuie sa specificam ca aceste procese sunt strins interconectate iar limitele lor se stabilesc in functie de specificul activitatii fiecarei firme.
In acesata etapa principalele procese identificate sunt:
· Achizitii - cumpararea marfurilor de la producatori, respectiv furnizori.
· Activitate depozit - presupune receptionarea si depozitarea marfii, inregistrarea iesirlor si reflectarea tuturor acestor operatiuni in contabilitate. O alta activitate ce tine de depozit este vinzarea angro sau comertul cu ridicata. Acesta reprezinta activitatea prin care se deruleaza comercializarea produselor si a serviciilor catre firmele care le cumpara in scopul de a le revinde sau a le utiliza intr-o afacere.
· Vinzarea en-detail (magazin) activitatea care implica vinzarea de bunuri sau servicii catre consumatori pentru folosinta personala, a familiei sau pentru utilizare casnica.
· Facturare si plati – emiterea facturii, bonului de casa si incasarea platilor.
2) Pregatirea specificatiilor de proiectare
In aceasta etapa sunt analizate toate actiunile si documentele identificate ce vor fi reflectate in sistemul informational UNA.
Firma analizata nu are activitate internationala, prin urmare achizitioneaza toate produsele de la furnizori locali. In momentul receptionarii marfii, comform facturii si comenzii facute anterior, se intocmeste Nota de Intrare Receptie la depozit.
Nota Intrare Receptie (Nota de receptie si constatare de diferente) reprezinta documentul care se intocmeste de catre comisia de receptie si de catre gestionar. Serveste ca:
- document pentru receptia bunurilor aprovizionate;
- document justificativ pentru incarcarea in gestiune;
- act de proba in litigiile cu carausii si furnizorii, pentru diferentele constatate la receptie;
- document justificativ de inregistrare in contabilitate.
In cadrul Notei de intrare receptie se calculeaza costul de achizitie.
Vanzarea angro sau cu ridicata se face la pretul cu ridicata, in timp ce contabilitatea se tine la costul de achizitie.
Vanzarea en-detail - magazin virtual poate fi un magazin sau chiosc, in care produsele se primesc de la depozit in baza unei Note de intrare receptie si a avizului de insotire. Pretul de vanzare en-detail (cu amanuntul) se stabileste in aceasta etapa, find suma dintre costul de achizitie, adaosul comercial stability si TVA.
In cazul vanzarilor angro cumparatorii sunt persoane juridice si li se va emite factura fiscala, iar in cazul in care plata se face in numerar se emite si o chitanta. In cazul vinzarilor en-detail (la magazine, chioscuri etc.) se emite bon de casa, daca cumparatorul este persoana juridica se poate emite si factura fiscala.
3) Metode contabile privind evidenta marfurilor
3.1 Evidenta marfurilor la cost de achizitie (pentru depozite)
Nr. crt | Operatiune |
Locatie/cauze | Documente | Articole contabile | Explicatii | Note | |
Debit | Credit |
|
| ||||
1
| Achizitii
| Din tara | Factura | 371 | 401 | Cumparare marfa |
|
|
| 4426 | 401 | Tva aferent cumpararii |
| ||
| Aviz de insotire | 371 | 408 | Cumparare marfa cu aviz |
| ||
|
| 4428 | 408 | Tva neexigibila |
| ||
| Factura la aviz | 408 | 401 | Primire factura la aviz |
| ||
|
| 4426 | 4428 | Tva factura |
| ||
Intracomunitare | Factura | 371 | 401 | Achizitie intracomunitara de marfa |
| ||
|
| 4426 | 4427 | Taxare inversa |
| ||
Import | Invoice | 371 | 401 | Import marfa |
| ||
|
| 4426 | 401 | Tva import |
| ||
| Factura de transport | 371 | 401 | Inregistrare factura de transport |
| ||
|
| 4426 | 401 | Tva aferent transportului |
| ||
| Declaratie vamala de import | 371 | 446 | taxa vamala |
| ||
de la persoane fizice | Borderou de achizitie | 371 | 462 | Achizitie de marfa de la persoane fizice |
| ||
Receptie marfa | Nota de intrare si receptie | - |
|
|
| ||
2
| Vanzare
|
| factura | 4111 | 707 | Vanzare marfa |
|
| 4111 | 4427 | Tva aferent vanzarii |
| |||
Aviz de insotire | 418 | 707 | Vanzare marfa cu aviz |
| |||
| 418 | 4428 | Tva aviz |
| |||
Factura la aviz | 4111 | 418 | Intocmire factura la aviz |
| |||
| 4428 | 4427 | tva aferent vanzarii |
| |||
| 607 | 371 | Descarcare gestiune marfa |
| |||
3
| Retur marfa la furnizori
|
| Factura/ bon fiscal | 371 | 401 | retur marfa la furnizor | sume cu minus |
| 4426 | 401 | tva aferent returului | sume cu minus | |||
4
| Retur de la clienti
|
|
| 4111 | 707 | retur marfa | sume cu minus |
| 4111 | 4427 | reducere tva aferent | sume cu minus | |||
| 607 | 371 | incarcare gestiune cu marfa returnata | sume cu minus | |||
5 | Primire reducere financiara |
| factura/bon fiscal | 401 | 767 | primire reducere financiara de la furnizor |
|
6 | Primire reducere comerciala |
| factura/bon fiscal | 371 | 401 | reducerea la marfa | sume cu minus doar in cazul in care primim o factura pt reducere, iar in cazul in care reducere este consemnata in factura de achizitie a marfii se va scade din valoarea acesteia |
|
|
|
| 4426 | 401 | diminuare tva aferent | |
7 | Reduceri financiare acordate clientilor |
| Factura/bon fiscal | 667 | 4111 | Inregistrare reducere comerciala |
|
8
| Reduceri comerciale acordate clientilor
|
| Factura/bon fiscal | 4111 | 707 | reducere comerciala acordata | sume cu minus doar in cazul in care primim o factura pt reducere, iar in cazul in care reducere este consemnata in factura de vanzare a marfii se va scade din valoarea acesteia |
| 4111 | 4427 | tva aferent | ||||
9 | Transfer marfa de la depozit la magazin |
| Aviz de expeditie | 371 | 371 | Transfer marfa la magazin |
|
9*
| Receptie marfa la magazin
|
| Nota de intrare si receptie | 371 | 378 | Inregistrare adaos comercial | In cazul in care avem un singur document de transfer |
| 371 | 4428 | Tva aferent |
| |||
10
| Inventar
| Plusuri | Registru inventar | 371 | 607 | plus de marfa la inventar |
|
Minusuri: |
|
|
|
|
| ||
perisabilitati normale |
| 607 | 371 | lipsuri normale de marfa |
| ||
|
| 635 | 4427 | tva aferent |
| ||
calamitati naturale |
| 671 | 371 | lipsuri din cauza calamitatilor naturale |
| ||
|
| 635 | 4427 | tva aferent |
| ||
lipsuri imputabile |
| 607 | 371 | lipsa de marfa |
| ||
|
| 4282 | 7588 | imputare lipsa unui anagjat |
| ||
|
| 4282 | 4427 | tva aferent |
| ||
cauza necunoscuta |
| 473 | 371 | lipsa de marfa din cauze necunoscute |
| ||
ulterior se trece pe chelt |
| 607 | 473 | trecerea lipsei pe cheltuieli |
| ||
11 | Schimbare preturi |
| proces verbal modificare preturi |
|
|
|
|
3.2 Evidenta marfurilor la pret de vanzare cu ridicata (pentru depozite)
Nr. crt | Operatiune |
| Documente | Articole contabile | Explicatii |
Note | ||
Locatie/cauze | Debit | Credit |
|
|
| |||
1
| Achizitii | Din tara | Factura | 371 | 401 | Cumparare marfa |
|
|
|
| 4426 | 401 | Tva aferent cumpararii |
|
| ||
| Aviz de insotire | 371 | 408 | Cumparare marfa cu aviz |
|
| ||
|
| 4428 | 408 | Tva neexigibila |
|
| ||
| Factura la aviz | 408 | 401 | Primire factura la aviz |
|
| ||
|
| 4426 | 4428 | Tva factura |
|
| ||
Intracomunitare | Factura | 371 | 401 | Achizitie intracomunitara de marfa |
|
| ||
|
| 4426 | 4427 | Taxare inversa |
|
| ||
Import | Invoice | 371 | 401 | Import marfa |
|
| ||
|
| 4426 | 401 | Tva import |
|
| ||
| Factura de transport | 371 | 401 | Inregistrare factura de transport |
|
| ||
|
| 4426 | 401 | Tva aferent transportului |
|
| ||
| Declaratie vamala de import | 371 | 446 | taxa vamala |
|
| ||
de la persoane fizice | Borderou de achizitie | 371 | 462 | Achizitie de marfa de la persoane fizice |
|
| ||
2
| Vanzare
| Inregistrare adaos comercial | nota de intrare si receptie | 371 | 378 | Inregistrare adaos comercial |
|
|
| factura | 4111 | 707 | Vanzare marfa |
|
| ||
| 4111 | 4427 | Tva aferent vanzarii |
|
| |||
bon fiscal | 5311 | 707 | vanzare marfa cu bon fiscal |
|
| |||
| 5311 | 4427 | tva aferent |
|
| |||
Aviz de insotire | 418 | 707 | Vanzare marfa cu aviz |
|
| |||
| 418 | 4428 | Tva aviz |
|
| |||
Factura la aviz | 4111 | 418 | Intocmire factura la aviz |
|
| |||
| 4428 | 4427 | tva aferent vanzarii |
|
| |||
Descarcare de gestiune |
| 607 | 371 | Descarcare gestiune marfa |
|
| ||
|
| 378 | 371 | Descarcare adaos comercial |
|
| ||
3
| Retur marfa la furnizori
|
| Factura/ bon fiscal | 371 | 401 | retur marfa | sume cu minus | |
| 4426 | 401 | diminuare tva aferent | sume cu minus | ||||
| 371 | 378 | diminuare adaos comercial | sume cu minus | ||||
4
| Retur de la clienti
|
|
| 4111 | 707 | primire marfa returnata | sume cu minus | |
| 4111 | 4427 | diminuare tva aferent | sume cu minus | ||||
| 607 | 371 | incarcare gestiune | sume cu minus | ||||
| 378 | 371 | adaos comercial | sume cu minus | ||||
5 | Primire reducere financiara |
| factura/bon fiscal | 401 | 767 | Reducere financiara |
|
|
6
| Primire reducere comerciala
|
| factura/bon fiscal | 371 | 401 | primire reducere comerciala | sume cu minus doar in cazul in care primim o factura pt reducere, iar in cazul in care reducere este consemnata in factura de achizitie a marfii se va scade din valoarea acesteia | |
| 4426 | 401 | diminuarea tva aferent reducerii | |||||
| 371 | 378 | diminuare adaos comercial | |||||
7 | Reduceri financiare acordate clientilor |
|
| 667 | 4111 | Acordare reducere financiara |
|
|
8
| Reduceri comerciale acordate clientilor
|
| Factura/bon fiscal | 4111 | 707 | Acordare reducere | sume cu minus doar in cazul in care primim o factura pt reducere, iar in cazul in care reducere este consemnata in factura de vanzare a marfii se va scade din valoarea acesteia | |
| 4111 | 4427 | Tva aferent | |||||
| 607 | 371 | cheltuiala cu marfa | |||||
| 378 | 371 | Adaos comercial | |||||
9
| Primire marfa de la depozit la magazin
|
| Nota de intrare si receptie | 371 | 378 | Adaos comercial |
|
|
| 371 | 4428 | Tva neexigibila |
|
| |||
10
| Retur de la magazin la depozit
|
| Aviz expeditie | 371 | 371 | returnare marfa |
|
|
| 378 | 371 | diminuare adaos comercial |
|
| |||
11
| Transferuri intre magazine
|
| Aviz expeditie | 371 | 371 | transfer marfa |
|
|
| 378 | 371 | diminuare adaos comercial |
|
| |||
12 | Retur de la magazine
|
| Aviz expeditie | 371 | 371 | retur marfa |
|
|
|
|
| 371 | 378 | adaos comercial |
|
| |
13
| Inventar
| Plusuri | Aviz expeditie | 371 | 607 | plus de marfa la inventar |
|
|
|
| 371 | 378 | Adaos comercial |
|
| ||
Minusuri: | Registru inventar | 607 | 371 | lipsuri normale de marfa |
|
| ||
| Aviz expeditie | 378 | 371 | adaos comercial |
|
| ||
|
| 635 | 4427 | tva aferent |
|
| ||
calamitati naturale |
| 671 | 371 | lipsuri din cauza calamitatilor naturale |
|
| ||
| Aviz expeditie | 378 | 371 | adaos comercial |
|
| ||
|
| 635 | 4427 | tva aferent |
|
| ||
lipsuri imputabile |
| 607 | 371 | lipsa de marfa |
|
| ||
|
| 378 | 371 | adaos comercial |
|
| ||
|
| 4282 | 7588 | imputare lipsa unui anagjat |
|
| ||
|
| 4282 | 4427 | tva aferent |
|
| ||
cauza necunoscuta |
| 473 | 371 | lipsa de marfa din cauze necunoscute |
|
| ||
|
| 378 | 371 | adaos comercial |
|
| ||
ulterior se trece pe chelt |
| 607 | 473 | trecerea lipsei pe cheltuieli |
|
| ||
14 | Schimbare preturi |
| proces verbal modificare preturi | 371 | 378 | adaos comercial | Sume cu minus in cazul diminuarii preturilor si cu plus in cazul majorarilor | |
3.3 Evidenta marfurilor la pret de vanzare cu amanuntul (pentru magazine)
Nr. crt | Operatiune |
| Documente | Articole contabile | Explicatii |
Note | ||
Locatie/cauze | Debit | Credit |
|
|
| |||
1
| Achizitii
| Din tara | Factura | 371 | 401 | Cumparare marfa |
|
|
|
| 4426 | 401 | Tva aferent cumpararii |
|
| ||
| Aviz de insotire | 371 | 408 | Cumparare marfa cu aviz |
|
| ||
|
| 4428 | 408 | Tva neexigibila |
|
| ||
| Factura la aviz | 408 | 401 | Primire factura |
|
| ||
|
| 4426 | 4428 | Tva factura |
|
| ||
Intracomunitare | Factura | 371 | 401 | Achizitie intracomunitara de marfa |
|
| ||
|
| 4426 | 4427 | Taxare inversa |
|
| ||
Import | Invoice | 371 | 401 | Import marfa |
|
| ||
|
| 4426 | 401 | Tva import |
|
| ||
| Factura de transport | 371 | 401 | Inregistrare factura de transport |
|
| ||
|
| 4426 | 401 | Tva aferent transportului |
|
| ||
| Declaratie vamala de import | 371 | 446 | taxa vamala |
|
| ||
de la persoane fizice | Borderou de achizitie | 371 | 462 | Achizitie de marfa de la persoane fizice |
|
| ||
Inregistrare adaos comercial | nota de intrare si receptie | 371 | 378 | Adaos comercial |
|
| ||
|
| 371 | 4428 | Tva neexigibila |
|
| ||
2
| Vanzare |
| factura | 4111 | 707 | Vanzare marfa |
|
|
|
| 4111 | 4427 | Tva aferent vanzarii |
|
| ||
| bon fiscal | 5311 | 707 | vanzare marfa cu bon fiscal |
|
| ||
|
| 5311 | 4427 | tva aferent |
|
| ||
| Aviz de insotire | 418 | 707 | Vanzare marfa cu aviz |
|
| ||
|
| 418 | 4428 | Tva aviz |
|
| ||
|
| Factura la aviz | 4111 | 418 | Intocmire factura la aviz |
|
| |
|
| 4428 | 4427 | tva aferent vanzarii |
|
| ||
Descarcare de gestiune |
| 607 | 371 | Descarcare gestiune marfa |
|
| ||
|
| 378 | 371 | Descarcare adaos comercial |
|
| ||
|
| 4428 | 371 | Tva aferent |
|
| ||
3
| Retur marfa la furnizori
|
| Factura/ bon fiscal | 371 | 401 | retur marfa | sume cu minus | |
|
| 4426 | 401 | diminuare tva aferent | sume cu minus | |||
|
| 371 | 378 | diminuare adaos comercial | sume cu minus | |||
|
| 371 | 4428 | diminuare tva aferent | sume cu minus | |||
4
| Retur de la clienti
|
| Factura/bon fiscal | 4111 | 707 | primire marfa returnata | sume cu minus | |
|
| 4111 | 4427 | diminuare tva aferent | sume cu minus | |||
|
| 607 | 371 | incarcare gestiune | sume cu minus | |||
|
| 378 | 371 | adaos comercial | sume cu minus | |||
|
| 4428 | 371 | tva neexigibila | sume cu minus | |||
5 | Primire reducere financiara |
| factura/bon fiscal | 401 | 767 | primire reducere financiara de la furnizor |
| |
6
| Primire reducere comerciala
|
| factura/bon fiscal | 371 | 401 | primire reducere comerciala | sume cu minus doar in cazul in care primim o factura pt reducere, iar in cazul in care reducere este consemnata in factura de achizitie a marfii se va scade din valoarea acesteia | |
|
| 4426 | 401 | diminuarea tva aferent reducerii | ||||
|
| 371 | 378 | diminuare adaos comercial | ||||
|
| 371 | 4428 | tva aferent | ||||
7 | Reduceri financiare acordate clientilor |
| factura/ bon fiscal | 667 | 4111 | reducere acordata |
| |
8
| Reduceri comerciale acordate clientilor
|
| Factura/bon fiscal | 4111 | 707 | Acordare reducere | sume cu minus doar in cazul in care primim o factura pt reducere, iar in cazul in care reducere este consemnata in factura de vanzare a marfii se va scade din valoarea acesteia | |
|
| 4111 | 4427 | Tva aferent | ||||
|
| 607 | 371 | cheltuiala cu marfa | ||||
| Aviz expeditie | 378 | 371 | Adaos comercial | ||||
|
| 4428 | 371 | Tva aferent | ||||
9
| Primire marfa de la depozit la magazin
|
| Aviz expeditie | 371 | 378 | Adaos comercial |
|
|
|
| 371 | 4428 | Tva aferent |
|
| ||
10
| Retur de la magazin la depozit
|
| Aviz expeditie | 371 | 371 | retur marfa |
|
|
|
| 378 | 371 | diminuare adaos comercial |
|
| ||
|
| 4428 | 371 | tva neexigibila |
|
| ||
11
| Transferuri intre magazine
|
| Aviz expeditie | 371 | 371 | transfer marfa |
|
|
|
| 378 | 371 | diminuare adaos comercial |
|
| ||
|
| 4428 | 371 | tva neexigibila |
|
| ||
12
| retur de la magazine
|
| Aviz expeditie | 371 | 371 | retur marfa |
|
|
|
| 371 | 378 | adaos comercial |
|
| ||
|
| 371 | 4428 | tva neexigibila |
|
| ||
13
| Inventar | Plusuri | Registru inventar | 371 | 607 | plus de marfa la inventar |
|
|
|
| 371 | 378 | Adaos comercial |
|
| ||
|
| 371 | 4428 | Tva aferent |
|
| ||
Minusuri: | Registru inventar |
|
|
|
|
| ||
perisabilitati normale |
| 607 | 371 | lipsuri normale de marfa |
|
| ||
|
| 378 | 371 | adaos comercial |
|
| ||
|
| 4428 | 371 | tva neexigibila |
| |||
|
| 635 | 4427 | Tva aferent |
|
| ||
calamitati naturale |
| 671 | 371 | lipsuri din cauza calamitatilor naturale |
|
| ||
|
| 378 | 371 | adaos comercial |
|
| ||
|
| 4428 | 371 | tva neexigibila |
|
| ||
|
| 635 | 4427 | tva aferent |
|
| ||
lipsuri imputabile |
| 607 | 371 | lipsa de marfa |
|
| ||
|
| 378 | 371 | adaos comercial |
|
| ||
|
| 4428 | 371 | tva aferent |
|
| ||
|
| 4282 | 7588 | imputare lipsa unui anagjat |
|
| ||
|
| 4282 | 4427 | tva aferent |
|
| ||
cauza necunoscuta |
| 473 | 371 | lipsa de marfa din cauze necunoscute |
|
| ||
|
| 378 | 371 | adaos comercial |
|
| ||
|
| 4428 | 371 | tva neexigibila |
|
| ||
ulterior se trece pe chelt |
| 607 | 473 | trecerea lipsei pe cheltuieli |
|
| ||
14
| Schimbare preturi
|
| proces verbal modificare preturi | 371 | 378 | adaos comercial | Sume cu minus in cazul diminuarii preturilor si cu plus in cazul majorarilor | |
|
| 371 | 4428 | tva neexigibila | ||||