Универсальный отчет является основным инструментом обработки и получения информации в информационной системе Universal Accounting.
В отличие от Настраиваемого отчета, экранная форма Универсального отчета полностью фиксирована, но в тоже время, предоставляет пользователям возможность произвольного конструирования печатной формы отчета путем выбора и переключения различных параметров и условий. Универсальный отчет генерирует печатные формы в формате FormulaOne (и только). Также жестко фиксирован и сам процесс построения отчета (выборки из базы данных).
Подобная жесткая фиксация всех элементов Универсального отчета (при соблюдении гибкости и возможности настройки) обеспечивает высокую надежность отчетной подсистемы Universal Accounting. Пользователь всегда может быть уверен, что с помощью Универсального отчета он сможет получить корректную и правильную информацию, вне зависимости от конфигурации, изменений администратора системы и прочих факторов.
В качестве основы для извлечения данных Универсальный отчет использует таблицу проводок по документам. Это позволяет обеспечить полноту извлекаемых данных, т.к. именно проводки отражают большую часть информации в системе, исходя из того, что бухгалтерские счета в Universal Accounting являются своеобразным стержнем, к которому привязывается несколько уровней аналитики (подробнее смотрите Справочник бухгалтерских счетов). Даже если некоторая информация и не содержится в таблице проводок, то обычно доступ к ней возможно получить через проводки.
Таким образом, Универсальный отчет является набором правил отображения данных, систематизированных в соответствии со структурой бухгалтерской части базы данных системы, на основе проводок, которые в свою очередь, генерируются и жестко привязаны к первичным документам системы. Структурно проводка содержит:
- Счет и корреспондирующий счет (возможно с субсчетами) – базовые поля, по которым ведется синтетический учет.
- По 3 уровня основной аналитики – аналитика, центр затрат и субконто для счета и корреспондирующего счета. Эти поля обеспечивают возможность ведения аналитического учета для каждого из синтетических счетов.
- По 4 поля дополнительной аналитики – дополнительные поля разных типов, для счета и корреспондирующего счета, обеспечивающие хранение в проводках дополнительной информации (номера партий, дополнительные даты, номера связанных документов и пр.).
- Несколько количественных и суммовых показателей – по счету и корреспондирующему счету количества, цены и суммы разных видов, используемые по необходимости.
Для подробного рассмотрения проводок по документам и структуры синтетических и аналитических счетов (уровней аналитики) обратитесь к следующим разделам: Справочник бухгалтерских счетов, Проводки по документам.
Внешний вид (по умолчанию) экранной формы Универсального отчета:
Настройка Универсального отчета (или конструирование) состоит в процессах:
- Отбор, установка и настройка значений, полей и показателей. Это реализуется через т.н. Стили дизайна.
- Отбор, установка и настройка фильтров по этим значениям, полям и показателям. Это реализуется посредством т.н. Наборов фильтров.
Для удобства работы пользователя форма Универсального отчета является контекстно-изменяемой, т.е. пользователь выбирает определенный набор фильтров и определенный стиль дизайна, и в соответствии с его выбором форма Универсального отчета меняется, показывая графические элементы выбранного набора фильтров и выбранного стиля дизайна. При этом установки, сделанные для каждого из наборов фильтров и стилей дизайна, сохраняются, вместе образуя весь комплекс фильтров, условий, полей, опций и показателей.
Итак, на экранной форме Универсального отчета присутствуют:
- Элементы переключения (выбора) наборов фильтров.
- Элементы переключения (выбора) стилей дизайна.
- Элементы и поля текущего (выбранного) набора фильтров (меняется контекстно).
- Элементы и поля текущего (выбранного) стиля дизайна (меняется контекстно).
В рамках конкретных наборов фильтров и стилей дизайна описаны все доступные для пользователя параметры, условия и показатели, и соответственно, дальнейшее описание Универсального отчета будет состоять из последовательного рассмотрения каждого из набора фильтров и стилей дизайна.
Перечень набора фильтров (
):
- Основной – основные фильтры по выбранным полям и показателям: счет, субсчет, аналитика, центр затрат, субконто (3 уровня аналитики по счетам). Подробнее смотрите Основной набор фильтров Универсального отчета
- Дополнительный – дополнительные фильтры по выбранным полям и показателям: 4 дополнительных поля разных типов, используемые по необходимости для хранения информации по номерам партий, номерам связанных документов, дополнительным датам и пр. Подробнее смотрите Дополнительный набор фильтров Универсального отчета.
- Документный – фильтры по документам: тип документа, пользователь документа, валюта, а также признак пересчета остатков к выбранным единицам измерения (для конфигураций, где учет ведется одновременно в нескольких единицах измерения). Подробнее смотрите Документный набор фильтров Универсального отчета.
- Настраиваемый – дополнительные 4 фильтра, настраиваемые администратором системы. Их логическое содержание полностью зависит от конкретной конфигурации, поэтому в рамках настоящего Руководства данный набор фильтров подробно рассматриваться не будет.
Перечень стилей дизайна 
:
- Простой – вид по умолчанию. Предоставляет возможность выбора полей, из списка имеющихся, а также определения по ним требуемых показателей. Подробнее смотрите Простой стиль дизайна Универсального отчета.
- Опции – некоторое количество опций Универсального Отчета. Также в рамках этого стиля дизайна реализуется возможность составления т.н. Сводных таблиц. Подробнее смотрите Опции стиль дизайна Универсального отчета.
- Все – возможность произвольной настройки и выбора всех полей, показателей, опций и пр. Предназначено для администраторов системы, поэтому в рамках настоящего руководства рассмотрено не будет.
В связи со значительным количеством параметров, условий и показателей, в рамках Универсального отчета, целесообразно использовать т.н. Схемы отчетов. Схема отчетов представляет собой сохраненные под определенным именем все установки, поля, условия и показатели по каждому конкретному отчету. Таким образом, пользователь может настроить Универсальный отчет, сохранить его в виде схемы и в дальнейшем не настраивать его заново, а просто выбирать из списка сохраненных схем. Подробнее смотрите Использование схем отчетов.
Также надо иметь в виду, что помимо схем отчетов, некоторые другие элементы (период выборки, кнопка выполнения) являются общими для всех отчетов системы Universal Accounting. Подробнее смотрите Менеджер отчетов, Задание периода выборки.
Дополнительно смотрите Экранные формы отчетов – общее описание.