Для получения бухгалтерских итогов, а также любой другой сводной детальной информации аналитического характера в системе Universal Accounting используются отчеты (выходные формы).
Благодаря общей концепции организации данных (привязка всех уровней аналитики к проводкам), система позволяет свести вычисление большего количества выходной информации для отчетных форм (и не только) к вычислению сальдо и оборотов по соответствующим наборам счетов (синтетическим и аналитическим). Система обеспечивает единый, быстрый и надежный механизм выборки данных о сальдо и оборотах по счетам и, соответственно, возможность получения большого набора отчетных форм в единой концепции.
Количество и состав отчетов, которые могут быть получены при использовании системы, определяются конфигурацией.
Все отчеты можно поделить на две глобальные категории:
- Основанные на данных из бухгалтерских регистров (сальдо, обороты).
- Основанные на дополнительной информации, включая данные из дополнительных (небухгалтерских) регистров.
Отчеты применяются для получения различной информации, которая содержит итоги или детальные данные, подобранные по определенным критериям. Отчеты используются как для анализа бухгалтерских итогов и движения средств (оборотно-сальдовая ведомость, журнал-ордер и пр.), так и для формирования данных для налоговых инспекций и других инстанций (баланс, налоговая отчетность и пр.).
По функциональному назначению можно выделить несколько типов отчетов:
- Универсальные отчеты – предназначены для использования практически в любых организациях и для любых разделов учета. Построены по типу оборотно-сальдовых ведомостей и их вариаций. В основном, они отражают бухгалтерские итоги в различных разрезах для любых указываемых счетов, видов субконто, валют. К универсальным относятся такие отчеты как «Оборотно-сальдовая ведомость», «Шахматка», «Анализ счета», «Карточка счета» и другие. Такие отчеты используются очень широко непосредственно при ведении бухгалтерского учета для анализа бухгалтерских итогов на уровне счетов, субсчетов, валют, объектов аналитики, различных периодов и детальных проводок.
- Финансовые отчеты – предназначены для передачи различным контролирующим инстанциям (бухгалтерский баланс, отчет о финансовых результатах, отчет о движении денежных средств, регистр учета покупок и продаж и др.). Состав и содержание этих отчетов определяется различными государственными органами.
- Специализированные отчеты – создаются обычно в конкретной конфигурации непосредственно для данной организации и решают более узкие задачи. Специализированные отчеты (оборот за период по складу, ведомость основных средств, износ основных средств, карточка клиента, ведомость к выдаче и др.) обычно ориентированы на конкретный раздел учета и специфическую настройку счетов и аналитики в данной конфигурации. Они создаются при необходимости получить специфические выборки информации или особый вид печатной формы.
Интерфейсно, отчеты состоят из следующих частей:
- Менеджер отчетов – специальное дочернее окно системы, в котором осуществляется общее управление и организация отчетной подсистемы Universal Accounting. Подробнее смотрите Менеджер отчетов.
- Экранная форма отчета – предназначена для ввода исходных параметров (условий) отчета (требуемый период, виды аналитики и пр.). Находится на дочернем окне Менеджера отчетов. Подробнее смотрите Экранные формы отчетов – общее описание.
- Печатная форма отчета – собственно сам отчет, сформированный системой на основании информации, хранящиеся в базе данных, и условий, введенных пользователем в экранной форме отчета. Подробнее смотрите Печатные формы отчетов – общее описание.
Доступ к отчетам (к дочернему окну Менеджера отчетов) возможен через меню Отчеты главного меню или горячую клавишу Ctrl+R:
При активном окне Менеджера отчетов меню Отчеты меняет вид, подробнее смотрите Использование схем отчетов.