Справочник бухгалтерских счетов (План счетов) – важнейший справочник системы. В соответствии с принципами организации Universal Accounting, счета синтетического учета (т.е. План счетов) являются своеобразным «стержнем», к которому жестко привязываются счета аналитического учета (аналитические справочники). Это обеспечивает единообразие всех видов данных (оперативных, бухгалтерских, аналитических) и возможность получения оборотно-сальдовых отчетов в разрезе любых синтетических и аналитических счетов и субсчетов. Здесь же пользователю доступна информация о дополнительных характеристиках того или иного счета: количественный учет, учет в валюте, а также некоторые другие настройки.
Доступ к Плану счетов возможен через пункт Счета меню Справочники главного меню, посредством горячей клавиши Ctrl+F2, а также контекстно, внутри документов и форм. Просмотр Плана Счетов удобен пользователям с целью уточнения бухгалтерских счетов и проверки аналитики, подключенной к синтетическим счетам. Также, ознакомление со строением Плана счетов позволит понять общие принципы организации и функционирования данных в системе Universal Accounting.
Окно Плана счетов состоит из 3-х частей:
- Дерево счетов
- Основная таблица счетов
- Дочерняя таблица субсчетов
Таблицы Плана счетов (основная таблица счетов и дочерняя таблица субсчетов) представляют собой стандартизированные объекты – экранные таблицы, инструменты для работы с которыми едины для всей системы. Таким образом, возможно использование стандартных горячих клавиш, контекстного меню или навигатора экранных таблиц. Подробнее смотрите Работа с экранными таблицами, Контекстное меню экранных таблиц, Навигатор экранных таблиц.
Дерево счетов представляет древовидную структуру плана счетов, в которой верхние узлы дерева представляют собой группы счетов, подузлы – счета первого уровня (3 цифры). Дерево счетов служит для фильтрации счетов 2-го уровня (4 цифры), которые представлены в основной таблице счетов. Таким образом, при выборе в Дереве счетов определенного подузла, в основной таблице счетов будут показаны только счета 2-го уровня, относящиеся к выбранному счету 1-го уровня. При выборе верхней, обобщающей строки Дерева – План счетов, в таблице счетов будет показан полный перечень счетов 2-го уровня.
В Основной таблице счетов представлен перечень счетов 2-го уровня. Основные поля – номер счета (4 цифры) и его название. Также, в основной таблице счетов осуществляется привязка аналитических счетов (видов аналитик) к синтетическим счетам. Всего возможны 3 основных уровня аналитики, соответственно этому в таблице присутствуют 3 пары полей, каждая пара определяет фильтры своего уровня аналитики. Поля, составляющие пару – Тип и Фильтр. Поле Тип определяет тип аналитики, который, в свою очередь, определяет карточку элемента. Существует 6 стандартных типов аналитики и соответственно 6 вариантов стандартных карточек, которые позволяют хранить разнообразную дополнительную информацию. Также администратором системы могут настраиваться дополнительные типы аналитики и дополнительные карточки. Поле Фильтр – фильтр на едином аналитическом справочнике, осуществляющий разделение на логически независимые справочники, при этом могут допускаться и составные фильтры. Помимо этого, возможны случаи, когда логически независимый справочник задан не элементарным фильтром, а более сложными составными или формульными условиями.
Уровни Аналитики:
- 1-ый уровень – Аналитика, располагаются объекты учета: товары, материалы, основные средства и пр.
- 2-ой уровень – Центры Затрат, располагаются субъекты учета: организации, физические лица, подразделения, работники и пр.
- 3-ий уровень – Субконто, не имеет жесткого закрепления и является комбинированным.
В системе должно обеспечиваться относительно жесткое закрепление аналитики по уровням, например, если для счета необходимо ведение аналитического учета только по субъектам учета, то 1-ый уровень должен оставаться пустым и заполняется 2-ой уровень. Данная привязка позволяет обеспечить логическую стройность данных, быстроту и простоту выполнения запросов и отчетов.
Помимо этого, в основной таблице счетов пользователю доступна дополнительная информация по счетам: ведение количественного учета, ведение учета по счету в валюте, активный / пассивный, балансовый / забалансовый.
Признак активный / пассивный для выбранного счета определяет, по дебету или по кредиту будет определяться сальдо.
Признак балансовый / забалансовый показывает, будет ли данный счет включен в баланс или нет. Понятие «забалансового счета» в системе Universal Accounting шире, чем в традиционном бухгалтерском учете. Допускается вводить рабочие забалансовые счета, используемые для вспомогательных целей (например, хранение суммы необлагаемого дохода работника или учета пробега автомобилей).
Для выбранной строки в основной таблице счетов (для выбранного счета 2-го уровня) отображается дочерняя таблица субсчетов. В ней представлен табличный перечень субсчетов, с указанием номера, названия и некоторых параметров. Субсчета используются при необходимости получения более детальной информации или разделения единого счета по некоторому признаку. Отличие от аналитических счетов, которые также используются для детализации по видам аналитик, состоит в том, что субсчета представляют собой элемент синтетического учета.
Дополнительно смотрите Справочники системы и меню Справочники главного меню.