Через Справочники в системе Universal Accounting задаются условно-постоянные перечни объектов учета, операции над которыми реализуются через документы (подразделения, работники, товары, материалы и пр.).
Справочники бывают 3-х основных типов:
- Справочник бухгалтерских счетов (План счетов)
- Аналитические Справочники
- Системные Справочники
Справочник бухгалтерских счетов (План Счетов) – важнейший справочник системы. В соответствии с принципами организации Universal Accounting, счета синтетического учета (т.е. План счетов) являются своеобразным «стержнем», к которому жестко привязываются счета аналитического учета (аналитические справочники). Это обеспечивает единообразие всех видов данных (оперативных, бухгалтерских, аналитических). Здесь же пользователь может увидеть дополнительные характеристики счетов (количественный учет, учет в валюте). Подробнее смотрите Справочник бухгалтерских счетов.
Аналитические справочники на самом деле представляют собой единый справочник всех видов аналитики (аналитических счетов) в системе. Стандартное разделение осуществляется по т.н. Типам и Фильтрам. Cуществует и более развитый механизм логического разделения, позволяющий формировать более сложные, составные или даже формульные условия. В соответствии с этим, в Плане счетов за тем или иным счетом определяется фильтр (или их комбинации). В результате, пользователю, в зависимости от контекста (например, выбранного счета) доступна та или иная часть общего аналитического справочника (или несколько его частей), в свою очередь представляющая логически-независимый справочник. Аналитические справочники допускают многоуровневые группировки и т.н. Карточки аналитики, которые содержат множество различных полей и допускают внесение разнообразной дополнительной информации. Подробнее смотрите Использование аналитических справочников.
Системные справочники являются вспомогательными по отношению к аналитическим справочникам, документам, формам. Данные из этих справочников не попадают в учетные регистры. Описывают элементарные массивы данных (города, типы контрактов и пр.). Так же физически представляют собой единую таблицу, с фильтрами, по которым и происходит разделение на логически-независимые системные справочники. Подробнее смотрите Использование системных справочников.
Доступ к справочникам в системе Universal Accounting реализуется контекстно, прямо внутри документов, форм, отчетов. Контекстный справочник, открытый внутри документа, является полноценным справочником, записи которого доступны для добавления, изменения, удаления (может быть запрещено, исходя из прав пользователя). В то же время, возможно открытие и работа со справочниками в отдельных окнах, посредством меню Справочники Главного меню:
Содержит следующие пункты:
- Счета (Ctrl+F2) – доступ к справочнику счетов. Подробнее смотрите Справочник бухгалтерских счетов.
- Специальный – доступ через подменю к аналитическим справочникам, заданным не элементарными фильтрами, а более сложными составными или формульными условиями. Подробнее смотрите Использование аналитических справочников.
- Стандартный – доступ через подменю к аналитическим справочникам, логическое разделение которых задано стандартными фильтрами. Подробнее смотрите Использование аналитических справочников.
- Справочник … - открывает специальное диалоговое окно проверки справочников, в котором показываются все специальные и стандартные аналитические справочники, а также системные справочники. Подробнее смотрите Окно проверки справочников.