Журнал документов в системе Universal Accounting представляет собой таблицу с набором полей (колонок), каждая запись (строка) которой представляет первичный документ:
В таблице представлены следующие поля, идентифицирующие документ и предоставляющие дополнительную информацию по нему:
- Cod – уникальный код (идентификатор) данного конкретного документа, автоматически присваиваемый системой.
- Tipul operatiei – Тип документа / тип операции, описывающий смысл данного документа.
- Nr. Documentului – номер документа, присвоенный пользователем.
- Data – дата документа.
- USERID – уникальный код (идентификатор) пользователя.
- AT3 – показывает состояние проводок по документу (0 – проводки есть, но неактивны, 1 – проводки активны, пусто – проводки отсутствуют).
- SYSFID – уникальный код (идентификатор) типа документа / типа операции
- User_T – имя пользователя, создавшего / изменившего данный документ
В зависимости от настроек конкретного предприятия, некоторые из полей (колонок) могут отсутствовать и наоборот, присутствовать другие поля (колонки). Также могут отличаться названия полей (колонок) и их порядок. Даже в рамках одного предприятия данные настройки могут быть индивидуальны для каждого из журналов.
Текущее состояние документа (верен, неверен) помечается иконкой в начале строки:
- 
Неверен – показывает неверное состояние документа. Включается автоматически при сохранении документа без проведения или перепроведения проводок либо при переходе в режим неактивного документа.
- 
Верен – показывает верное состояние документа. Это означает, что документ активен и проводки по нему сформированы правильно.
- 
Неопределенно – состояние документа неопределенно, возможно для случаев автоматического импорта данных в базу данных или ее прямого редактирования и заполнения.
В нормальном режиме строки таблицы имеют светло-желтый цвет (настройки цветов могут отличаться в зависимости от конфигурации или отсутствовать полностью):
Для текущей строки (т.е. для активного документа, показываемого в нижней части окна журнала) выбранное поле выделяется темно-синим цветом и вся строчка оттеняется (для режима выделения полной строки темно-синим выделяется вся строка):
Отсутствие проводок по документу представляется серым цветом строки таблицы журнала (настройки цветов могут отличаться в зависимости от конфигурации или отсутствовать полностью):
Удаление проводок по документу возможно через Документную панель инструментов. Дополнительно смотрите Документная панель инструментов.
Неактивный документ – документ, проводки которого не видны для отчетов, обозначается светло-голубым цветом строки таблицы журнала (настройки цветов могут отличаться в зависимости от конфигурации или отсутствовать полностью):
Возможность сделать документ активным или неактивным доступна через документную панель инструментов. Подробнее смотрите Документная панель инструментов.
Таблица журнала документов представляет собой стандартизированный объект – экранная таблица, посредством которого, в рамках системы, представляются все табличные данные и информация. Исходя из этого, использование журнала документов возможно посредством Основной панели инструментов, горячих клавиш и контекстного меню. Подробнее смотрите Основная панель инструментов, Работа с экранными таблицами, Контекстное меню экранных таблиц, Навигатор экранных таблиц.
Также, только для таблиц журналов документов доступна расширенная фильтрация документов (помимо стандартных возможностей по фильтрации, предоставляемых посредством навигатора экранных таблиц). Подробнее смотрите Расширенная фильтрация журнала документов.